E-Akte und OZG verlangen digitale Vorgänge — aber die Post kommt weiter auf Papier. Für kleinere Verwaltungen, Eigenbetriebe, Kammern und Vereine digitalisieren wir den Posteingang pragmatisch: Post wird gescannt, kategorisiert und strukturiert bereitgestellt, die Originale bleiben vollständig erhalten. Sprecht mit uns auf WhatsApp.
Wir arbeiten bewusst im Modell 'Scannen und Aufbewahren': Jede Sendung wird am Eingangstag gescannt, indexiert (Absender, Eingangsdatum, Aktenzeichen, Dokumenttyp) und digital bereitgestellt — die Papieroriginale werden geordnet aufbewahrt oder an euch übergeben. So bleibt die Beweislage unberührt, und es entsteht keine Abhängigkeit von Zertifizierungsverfahren für ersetzendes Scannen.
Gescannte Post fließt dahin, wo gearbeitet wird: als strukturierte Ablage, per Übergabe an E-Akte- oder DMS-Systeme oder schlicht als geordnete, durchsuchbare digitale Postmappe pro Organisationseinheit — mit Fristenerkennung für Widersprüche und Zahlungsziele.
Unterhalb der Wertgrenzen eures Landes ist die Beauftragung ohne förmliches Vergabeverfahren möglich. Wir starten mit einem klar abgegrenzten Pilotbereich (z.B. eine Abteilung oder ein Posteingangskanal), dokumentieren Aufwand und Nutzen und liefern damit die Grundlage für die Entscheidung über eine Ausweitung.
Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, dokumentierte technische und organisatorische Maßnahmen, Verarbeitung ausschließlich in Deutschland, Vertraulichkeitsverpflichtung aller Mitarbeitenden. Die Details stimmen wir mit eurem Datenschutzbeauftragten ab. Erster Schritt: WhatsApp an +49 159 0104 5767.
Nein — wir arbeiten bewusst im Modell 'Scannen und Aufbewahren', bei dem die Originale erhalten bleiben. Das ist ohne Zertifizierungsverfahren rechtssicher umsetzbar.
Kleinere Kommunalverwaltungen, Eigenbetriebe, Kammern, Verbände, Stiftungen und Vereine — überall, wo Papierpost digitale Vorgänge ausbremst.
Unterhalb der Wertgrenzen als Direktauftrag; wir liefern die nötigen Unterlagen (Angebot, AVV, TOMs) für eure Vergabedokumentation.
Kurze WhatsApp-Nachricht an +49 159 0104 5767 — wir besprechen Postvolumen und einen Pilotbereich.
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